Ekonomikontorets nyrenoverade lokaler i stadshuset på Östra Långgatan gapar i princip helt tomma. Det uppfräschade öppna kontorslandskapet hann knappt tas i bruk innan pandemin slog till och stora delar av arbetsstyrkan skickades hem.
– Jag tror att ekonomikontoret hann vara på plats en dag, berättar kommunens personaldirektör Kristina Taremark.
Hon värdesätter själv det personliga mötet och har av olika skäl inte arbetat särskilt mycket hemma under pandemin. Men stora grupper av kommunens anställda har nu varit hemma i nästan ett år.
– Under våren var det en mjukare rekommendation och då jobbade omkring 300 av våra anställda hemma. Nu med de nya skärpta lokala restriktionerna är vi uppe i omkring 650 medarbetare som jobbar hemma, säger Taremark.
Likadant ser det ut hos en av Varbergs större privata kontorsarbetsgivare – Arvato Finance.
– Vi skickade hem större delen av vår personal direkt när pandemin slog till i våras. Sedan trodde vi tillfälligt över sommaren att vi skulle kunna flytta tillbaka några igen, men under hösten är vi tillbaka i ungefär samma läge som i våras. Normalt är vi 200 personer på kontoret, i dag är vi ungefär 20 som är på plats här, berättar vd:n Dennis Blennskog.
Blennskog är öppen med att hemarbetet är här för att stanna och att företaget kommer att kunna spara lokalkostnader framöver.
– Vi har inga planer på att dra ned på vårt kontor här i Varberg. Men när vi nu flyttar in i ett nytt kontor i Stockholm så räknar vi med en viss andel hemarbete. Och det gör i förlängningen att våra hyreskostnader blir lägre, konstaterar Blennskog.
Både Blennskog och Taremark inväntar nu i första hand de nya nationella restriktioner som har aviserats till efter luciahelgen. Nästa hållpunkt blir att fatta ett beslut för vad som ska gälla efter jul- och nyårshelgerna. Men hemarbetet kan komma att bestå betydligt längre än så.
– Det beror i mångt och mycket på vad som händer med vaccineringarna och i den frågan kommer olika besked hela tiden. Det kan ta fram till och med nästa sommar innan större delar av befolkningen har vaccinerats, säger Taremark.
Men hon tror inte att arbetet kommer att återgå helt till det normala efter vaccineringarna heller.
– Det kommer nog aldrig att bli helt och hållet som det var innan. En del har blivit bättre och effektivare, vi har kunnat dra ned på resandet till exempel, säger Taremark.
Hemarbetet innebär också ett välkommet svar på två av kommunens stora utmaningar: kompetensförsörjningen och lokalbristen.
Varbergs kommun har under en längre period brottats med för små och för dåliga kontorsutrymmen. Samtidigt räknar man med att personalstyrkan kommer att behöva utökas i den takt som kommunen växer. Distansarbete skulle kunna bli en del av lösningen på den ekvationen.
– Det skulle kunna innebära att vi kan växa utan att behöva utöka våra lokaler, säger Kristina Taremark.
Hon ser också att det kan komma att bli lättare att rekrytera kompetent personal när upptagningsområdet blir större.
– Som det är nu är vår arbetsmarknadsregion upp till Göteborg ungefär. Men med mer distansarbete kan man tänka sig ett större område både söderut och i inlandet, säger Taremark.
Blennskog är inne på samma linje:
– I dag har vi kontor i Varberg, Stockholm och Uppsala. Men i och med distansarbetet så kan vi rekrytera i exempelvis Växjö eller Östersund om vi är ute efter särskild kompetens, säger han.
Både Taremark och Blennskog är inne på att förändringen mot mer arbete på distans hade skett även utan coronaviruset, men att utvecklingen har tagit ett språng under pandemin.
– Vi var tvungna att vänja oss vid verktygen för att mötas på distans. Men det går bättre och bättre, tycker Taremark.
– Mycket skedde per automatik tidigare, som ett ekorrhjul. Man tog ett flyg till Stockholm för ett möte på en och en halv timme utan att reflektera över det, säger Blennskog.
På Arvato fortsätter nu utvecklingen av hemarbetesmiljöerna för de anställda.
– Vi jobbar med en struktur för hur vi ska organisera arbetet och hur vi ska forma hemarbetesmiljön framöver. Arvato tillhör ju en stor internationell koncern, Bertelsmann. Det här är en utveckling som sker över hela världen, konstaterar Blennskog.
Martin Rimby på fackförbundet Vision i Varberg är skeptisk till att erfarenheterna från pandemin skulle kunna leda till att mindre lokaler behövs hos kommunen.
– När man åker till jobbet på morgonen ska man veta att man har ett skrivbord att sitta vid, säger han.
Facket är skeptiskt till kommunens utveckling av så kallade ”aktivitetsbaserade kontor”, där medarbetarna inte har några fasta skrivbordsplatser. En sådan arbetsplats inrättades i år, strax före pandemin, på stadshus C.
– Det första som hände när pandemin slog till var att man sa att man inte skulle dela skrivbord. Man får nog fundera på hur smarta de aktivitetsbaserade kontoren är ur smittskyddssynpunkt. Men vi motsätter oss dem av flera skäl, säger Rimby.
Facket anser i stället att kommunen bör bygga ett fjärde stadshus.
– Vi är en växande kommun och då växer också antalet tjänstemän, konstaterar han.
Rimby menar att kommunen delvis var ganska långsam att reagera under våren när pandemin slog till, men att det har skett en skärpning under hösten.
– Vissa delar var väldigt snabba, men det saknades en röd tråd genom hela kommunen, säger han.
Rimby menar att hemarbetet måste bygga på frivillighet.
– Den som av olika skäl inte vill eller kan jobba hemma ska få komma till kontoret. Det är också så att arbetsgivaren får ett betydligt större arbetsmiljöansvar i hemmet om man tvingar den anställde att jobba hemma. Då krävs höj- och sänkbara skrivbord, kontorsstolar, dubbla skärmar och allt det där, konstaterar han.
Existerar det något sådant tvång i dag?
– Nej, men jag tror att det finns en stark förväntan om att man ska jobba hemma, säger han.
Rimby tror inte att det är realistiskt att en återgång till en mer normal situation kan ske förrän tidigast till sommaren.
Arbetslivsforskaren Kristina Palm på KTH i Stockholm håller just på att ta fram en studie på hur hemarbetet har fungerat under pandemin. Hon vill inte gå forskningsresultaten i förväg men kan med ledning av tidigare forskning på området se både för- och nackdelar med hemarbetet:
– Riskerna handlar både om social och professionell isolering. Att man blir socialt isolerad och att man inte heller vidareutvecklas i sitt yrke i samband med andra, säger hon.
– Sedan finns det också fördelar. Människor uppskattar flexibiliteten och autonomin som hemarbetet ger. Också att det kan innebära färre konflikter mellan arbetet och familjelivet, säger Palm.
Hon tror att hemarbetet i sin nuvarande form kommer att pågår fram till sommaren, och att det på vissa håll också kommer att bli permanent.
– Diskussionen om distansarbete har funnits i 20-30 år och rört sig väldigt långsamt framåt. Pandemin har inneburit en stor skjuts framåt, konstaterar hon.
Palm menar att framtidens kontor kan komma att se annorlunda ut, och att aktivitetsbaserade kontor är en variant.
– Aktivitetsbaserade kontor började utvecklas innan pandemin och de kommer att behöva utvecklas vidare med tanke på den utveckling som skett nu. Man behöver hitta bra lösningar för hybridmöten där vissa deltar på plats och vissa deltar på distans. Man behöver också titta på lösningar för de personer som av ett eller annat skäl inte kan eller vill jobba hemma, säger Palm.
Palm tror att en stor fråga för framtiden kommer att bli vilket ansvar arbetsgivaren har för arbetsplatsens utformning i hemmet.
– Där behöver man nog reda ut litegrann hur det ska se ut med exempelvis det systematiska arbetsmiljöarbetet, hur man utför skyddsronder till exempel, säger Palm.
Att regeringen också tittar på dessa frågor framgår av en nyhet som kommunicerades av Sveriges Radios Ekot den 8 december: Att regeringen har bett Arbetsmiljöverket och Folkhälsomyndigheten att sammanställa en handbok över vilka krav som ställs på arbetsgivarna när det gäller hemarbete.
– Med en sådan här vägledning blir det väldigt konkret vad som förväntas av arbetsgivarna och ytterst kan det innebära att om man trotsar detta kan man få betala skadestånd, säger Eva Nordmark (S), till radion.
Vägledningen ska presenteras om två månader.
Distansarbete i Varbergs kommun
Varbergs kommun har omkring 5 000 anställda. Av dessa jobbar drygt 80 procent, drygt 4 000 personer, i yrken som är tid- och platsberoende och därför inte lämpar sig för distansarbete. Det handlar framför allt om vård, skola och omsorg. Av de cirka 850 anställda som jobbar med kontorsarbeten som är mer oberoende av tid och plats sitter i dag cirka 650 hemma och arbetar.
Att kommunen räknar med att kunna spara pengar på minskade lokalbehov även efter pandemin framgår band annat av servicenämndens budgetunderlag till årets budget: ”Det som upplevdes som normalt tidigare kommer inte att vara det normalläge som vi går in i. Många möten kommer vara videomöten och många resor och seminarier kommer att ställas in. Personalen kommer att arbeta där de är mest produktiva eller där familjepusslet fungerar bäst. [...] Detta kommer i sin tur att förändra behovet av kontorslokaler både i form av minskad yta men också andra typer av mötesrum och tekniska lösningar. Kommunens framtida lokalbehov kan minska om trenden med aktivitetsbaserade kontorslösningar ihop med fortsatt distansarbete håller i sig”, heter det där.
Aktivitetsbaserade kontorslösningar bygger på att utnyttja ett kontor maximalt effektivt och att medarbetarna exempelvis inte ska ha fasta skrivbordsplatser. Ett sådant kontor finns idag inom kommunen på Stadshus C.
